결제수단; 회사경비 처리를 위한 기본 지식_03

결제와 결재

회사의 모든 일들을 하기 위해서는 기안서 또는 품의서, 결의서라는 회사 문서를 작성해야 한다. 명칭은 회사마다 조금씩 다르다. 이런 문서를 작성하는 이유는 회사의 의사결정 과정을 투명하게 하고 향후 회사의 의사결정에 대한 증거로 활용되기 때문이다.

입사해서 이런 회사 문서를 작성하다보면 쉽게 헷갈려서 틀리는 경우가 있는데 가장 많은 빈도를 보이는 것이 "결재"와 "결제"이다. "결재"는 의사결정에 대한 승인을 의미하는 것이고, "결제"는 대금 등을 지불하는 것을 의미한다.

예전에 결재문서를 팀장에게 올렸는데, "결재하여 주시기 바랍니다"를 "결제하여 주시기 바랍니다"라고 잘못 썼더니 유머스런 팀장이 법인카드를 주면서 "결제"하라고 핀잔을 준 적도 있다.

 

회사가 결제하는 회사경비

회사 일을 하다보면 거래상대방에게 돈을 지불해야 하는 경우가 발생하는데, 이때 회사가 결제하는 방식을 아는 것이 필요하다. 회사는 회사경비임을 증명할 수 있는 증빙(서류)이 있어야 회사가 돈을 지불하게 된다.

이를 증명하는 기본적인 증빙(서류)에는 세금계산서(or 계산서), 법인카드매출전표, 현금영수증(지출증빙)이 있다.

이중 세금계산서는 회사 결제에만 사용되기에 개인 사용과 혼동되는 일이 거의 없으나, 카드전표와 현금영수증은 개인 사용 용도도 있어서 혼동하는 경우가 종종 있다.

 

법인카드매출전표

회사 경비는 회사가 부담하는 것이 원칙이다. 따라서 회사 경비는 회사 명의의 법인카드로 결제하는 것이 원칙이다. 법인카드는 회사 명의의 카드이면서 결제되는 계좌가 회사 계좌를 말한다. 그러나 회사 사정에 따라 법인카드를 모든 직원들에게 주는 경우가 거의 없기에 회사 경비를 직원 개인카드로 결제하고 개인카드매출전표를 회사에 청구하는 경우도 있다. 그러나 과세관청 등 외부에서는 직원 개인카드로 결제한 개인카드매출전표에 대해서는 회사 업무에 사용했는지에 대해 설명을 요청하는 경우가 종종 있다. 만약 제대로 설명이 되지 않을 경우에는 회사는 개인적인 비용으로 간주되어 여러가지 불이익을 받게 된다.

이런 불편함을 해소하기 위해 "계좌지정 법인카드"라는 것을 사용하기도 한다. "계좌지정 법인카드"란 법인카드와 동일하게 특이한 사용을 제외하고는 회사 경비로 인정이 된다. 다만 결제되는 계좌가 회사 계좌가 아니라 회사가 지불을 보증하고  결제계좌를 개인 계좌로 한 경우를 말한다. 직원이 회사의 업무로 결제한 내역을 회사에 청구하면, 회사는 업무용으로 사용된 것을 검토하고 확인된 내역에 대해 지정된 개인 결제계좌에 입금해 주게 된다.

 

현금영수증 지출증빙

법인카드나 "계좌지정 법인카드"가 없을 때는 직원이 가지고 있는 현금으로 결제하면서 "현금영수증" 발급을 요청하면 된다. 현금영수증은 3가지 종류가 있다. 회사경비일 경우 회사 사업자등록번호를 말하고 발급받는 "지출증빙", 개인적으로 사용한 경우 개인정보를 말하고 발급받는 "소득공제", 일단 현금영수증 발급받고 나중에 사용용도를 변경할 수 있는 "자진발급"이 있다.

회사경비를 현금으로 결제하고 "현금영수증(소득공제)"를 받았다면 원칙적으로 회사에 청구할 수 없다. 그러나 실무상으로소액의 경우, 회사 업무용으로 사용된 것이 확인된다면 회사경비로 처리되기도 한다.

 

개인카드매출전표

거래처가 즉시 결제하기를 원하는데 법인카드도 없고 현금도 없을 때는 부득이하게 개인카드로 결제를 할 수 밖에 없다. 그러나 회사에 청구할때는 회사경비임을 설명해야하기에 이를 위해 입증할 수 있는 자료를 추가적으로 준비하는 것이 좋다.

 

요컨대, 회사경비는 회사가 결제하는 것이 원칙이다. 회사가 결제하는 방식에는 "법인카드"나 "현금영수증(지출증빙)"을 수취하는 방법으로 해야 회사 업무적으로 사용함을 인정받게 된다.

물론, 부득이한 경우에 한해 개인카드 결제도 예외적으로 인정되나 회사경비임을 입증하는 절차가 필요하게 된다.