계정; 회사경비 처리를 위한 기본 지식_02

오늘 점심은 무엇을 먹지?

회사를 다니다보면 점심을 해결하는 것이 고민 중에 제일 큰 것 같다. 회사내 식당이 있다면 식당내 영양사가 대신하여 고민을 해주기에 아무 생각없이 사내식당을 이용하면 되지만, 회사의 규모가 크지 않다면 사내식당을 두기가 쉽지 않다.

두번째 다니는 회사는 사내식당이 없다. 회사 주변의 식당을 이용해야 하는데, 그나마 역세권에 위치해 있어서 많은 음식점들이 있어 선택할 수 있는 폭이 넓다. 더우기 회사에서 하루 1만원의 점심식사 비용을 부담해 준다고 하니 고마운 일이다.

그런데, 이렇게 결제한 점심식사 비용을 회사에는 어떻게 청구하지?

 

지출결의서나 전표의 계정

임직원이 결제한 금액이 개인 비용이 아니라 회사가 부담하는 비용인 경우 회사에 청구하는 업무가 발생하는데 그것이 바로 "지출결의서" 또는 "전표"를 작성하는 것이다. 회사경비 처리 프로그램의 수준에 따라 회사마다 문서 양식이나 명칭이 다를 수 있다.

"지출결의서" 또는 "전표" 작성에서 제일 중요하게 여기고 입력해야 하는 것이 있는데 그것은 바로 "계정"이다. 이 "계정"은 회사경비의 유형을 구분하는 기준이며, 사용 목적에 따라 다르게 적용된다.

 

계정에 따른 구분

계정의 명칭이나 종류는 회사마다 다르지만 회사의 업무범위에 공통적인 부분이 많아 일반적으로 사용하는 계정이 있다. 또한 회사의 관리기준에 따라 대/중/소로 구분하여 관리하는데 이를 계정 과목 또는 세목이라 부른다.

(계정 예시) 복리후생비, 접대비, 여비교통비, 교육훈련비, 행사비, 회의비, 기부금 등

복리후생비는 임직원의 복지를 위해 회사가 부담하는 비용이고, 접대비는 거래처와의 좋은 관계를 위해 대가 없이 부담하는 비용이며, 여비교통비/교육훈련비/기부금 등은 비용 목적에 따라 구분한 비용이다.

임직원의 복지를 위한 복리후생비는 발생 유형이 많아 계정세목을 두어 관리하는데, 점심식사비용은 "중식대", 야근식사비용은 "석식대/야근식대", 임직원 단합을 위한 회식비용은 "회식대", 팀운영을 위한 비용은 "팀운영비" 등으로 구분하여 사용한다.

 

계정을 구분하는 목적

밥을 먹었다는 행위는 하나인데 여러 개의 계정으로 구분될 수 있는데, 이렇게 세분하여 관리하는 이유는 크게 두 가지가 있다. 하나는  회사의 이익 관리를 위해 계정 단위별로 비용을 관리하고 통제하기 위한 목적이고, 하나는 국가에 납부할 세금을 계산함에 있어 기초자료로 활용하기 위함이다.

회사의 목적은 이윤 추구이다. 이익은 수익에서 비용을 차감한 것인데, 이익을 극대화 하기 위해서는 많이 팔거나 비용을 줄여야 한다. 많이 파는 것은 외부적인 요인이 많아 통제가 쉽지 않지만, 비용은 통제가능 비용을 구분하여 비용 통제를 할 수 있기에 계정을 세분하여 관리하는 것이다.

국가는 회사가 계산한 이익을 기초로 몇가지 조정을 거쳐 납부할 세금을 계산하게 되는데, 건전한 상거래 유지 및 탈세 방지 등의 목적으로 활용된다. 이중 접대비는 건전한 상거래 유지를 위해 일정 비율만큼만 한도를 정하여 인정하는데, 회사경비를 처리하는 사람들은 꼭 알아야 하는 지식이라 생각한다.

 

밥을 왜 먹었나요?

임직원의 식사 비용은 임직원의 복지를 위해 회사가 부담한 것이기에 "복리후생비"로 구분된다. 세부적으로 계정을 관리하는 회사라면 점심식사 비용은 계정세목을 구분하여 "복리후생비_중식대"로, 야근하면서 먹은 저녁식사 비용은 "복리후생비_야근식대(석식대)"로 구분하여 관리할 것이다.

회식비도 누구랑 먹었느냐에 따라 계정이 달라진다. 임직원의 단합을 위해 회식을 했다면 "복리후생비_회식대"가 되겠지만, 거래처와의 원만한 관계 유지를 위해 회식을 했다면 "접대비"가 되는 것이다.

업무를 수행하다가 밥을 먹는 경우에는 그 업무에 계정을 따라 분류한다. 출장 중에 먹은 밥값은 "여비교통비"로, 교육과정 중에 발생한 밥값은 "교육훈련비"로, 행사나 회의 중에 발생된 밥값은 "행사비/회의비"로 원래 비용에 포함하여 계정을 분류한다. 다만, 해당 업무 수행 전후로 밥을 먹는 경우에는 해당 업무 비용에 포함하지 않는 것이 일반적이다.

 

관심법

회계부서에서 반복적으로 빈번하게 발생하는 업무 중에 하나가 "지출결의서"나 "전표"의 계정이 잘 분류되어 있는지 검토하는 것이다. 회사의 비용을 통제하거나 국가에 세금을 납부하는데 직접적인 영향을 주는 계정은 잘못되었을 경우 그 목적하는 바를 이루지 못하기 때문이다. 예를 들어, 적요는 거래처와의 식사라고 표시해 놓고 "복리후생비_회식대"로 처리한다거나, 점심시간에 회사 근처에서 결제한 소액의 밥값을 "접대비"로 처리하는 경우 등, 적요, 결제장소, 결제시간 등이 "지불결의서"나 "전표"에 기재된 계정과 부합하는지를 확인하는 것이다.

임직원이 작성한 "지출결의서"나 "전표"를 회계부서에서는 역으로 제출된 서류를 근거로 거래를 추론하고 적정성을 판단하게 되는데, 여기서 활용되는 기법을 나는 "관심법"이라고 표현하고 싶다. 작성된 "지출결의서"나 "전표"를 통해 거래를 추론하고 회계처리가 맞는지 확인하는 것은 정말로 쉽지 않은 일이다. 이로 인해 현업부서와 회계부서 담당자들간의 이견이 많이 발생하고 다툼이 일어나기도 한다.

 

합의된 계정

임직원은 "지출결의서"나 "전표"를 작성할 때 회계부서의 "관심법"을 통한 검토와 일치된 결론이 도출될 수 있도록 회사의 계정 분류 기준을 숙지하여 업무에 활용하는 것이 필요하다. 또한 회계부서도 "관심법"만 활용하는 것이 아니라 작성자의 의도를 파악하는 소통의 수고가 필요하다.

"누가 기침소리를 내었는가?... 누가 접대비로 처리하였는가?"

직장내에서 서로 얼굴을 붉히는 일들이 없어지길 기대해 본다.

 

생각해 보기

회사 근처 식당에서 거래처 사람과 업무 미팅 후에 저녁식사를 같이 하면서 44,000원을 결제하였다면 회계처리는 어떻게 될까? "지출결의서"나 "전표"를 작성할 때 적요는 '거래처와 회식'이라고 기재하고 계정을 "접대비"로 처리할 것이다. 이때 금액은 결제금액 전체인 44,000원이 된다. 부가가치세 공제를 받지 못하기 때문이다.

만약, 담당자가 실수로 적요에 '회식'이라고만 기재하고 계정을 "복리후생비_회식대"로 처리하고 비용은 40,000원, 매입부가세 4,000원으로 처리하였다면, 회계부서에서는 "전표" 검증하는 과정에서 실수를 찾아낼 수 있었을까? 그리고 담당자는 정말 실수였을까?