증빙_거래를 구성하는 요소 3

 앞서 거래를 구성하는 요소 중에 거래상대방(거래처)과 거래대상(재화와 용역)에 대해 살펴보았다. 이번에는 그 거래를 증거하는 증빙에 대해 이야기해 보려고 한다. 증빙은 말그대로 거래가 있었다는 것을 증명하는 서류이다. 증빙은 국세청에서 인정하는 “적격증빙”(공식용어는 아님)과 국세청에 제출되지 않는 간이영수증으로 구분된다. 간이영수증의 경우 거래금액이 3만원을 초과할 경우 국세청에서는 증빙이 없는 것으로 간주되어 거래금액의 2%를 가산세로 회사에 부담시킨다. 따라서 회사는 부득이한 경우를 제외하고는 국세청에서 인정하는 증빙(적격증빙)을 주고받는 것을 원칙으로 한다.

 국세청에서 인정하는 증빙으로는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 등이 있다. 이 모든 증빙은 정기적으로 국세청에 제출되어 과세 근거로 활용되기 때문에 국세청에서 인정하는 증빙이다.

 

세금계산서 또는 계산서

 일반적으로 회사는 거래대상(재화와 용역)을 거래하면 과세 유형에 따라 부가가치세가 과세되면 세금계산서를, 부가가치세가 면제되면 계산서를 증빙으로 주고받는다. 세금계산서의 기재사항으로는 공급자의 사업자등록번호, 공급받는자의 사업자등록번호, 작성일자(거래일), 공급가액, 부가가치세(면세의 경우 “0” or 계산서)가 필수 기재사항이다. 물론 공급자의 과세유형에 따라서도 세금계산서와 계산서가 구분되는데, 면세사업자는 계산서를 발행해야 하며 간이과세자는 세금계산서를 발행할 수 없다.

 예를 들면, 화분 공장에서 화분을 판매하면 세금계산서를 발행하는 것이 당연하지만, 화분 공장이 간이과세자라면 세금계산서를 발행할 수 없고, 화분 공장이 아닌 꽃집이 공급자라면 면세사업자이기에 세금계산서 대신 계산서를 발행해야만 한다.

 

카드전표(신용카드매출전표)

 거래의 증빙으로 세금계산서 또는 계산서를 발행하는 것이 원칙이지만, 카드로 결제할 경우 신용카드매출전표(이하 카드전표)도 거래를 증명할 수 있는 증빙이므로 세금계산서 또는 계산서 발행과 동일하게 국세청의 인정을 받는다. 이는 세금계산서 발행 시 거래상대방의 정보 등을 파악하고 작성의 번거로움을 줄일 수 있고 카드 결제내역이 모두 국세청에 통보되기에 거래당사자들의 편리성을 위해 국세청에서 인정하는 증빙이다. 따라서 소소한 회사경비 결제에 대부분의 회사들은 카드 결제를 많이 이용한다.

 회사경비는 법인카드로 결제하는 것이 원칙이지만, 임직원 명의의 개인카드로 결제하여도 그 사용내역이 회사의 경비임을 입증한다면 문제되지 않는다. 물론 입증에 대한 책임은 회사에게 있기에 입증의 번거로움을 없애기 위해 법인카드만을 사용하도록 회사규정을 정하는 곳도 있다.

 

현금영수증(지출증빙)

 회사의 경비를 현금으로 결제하는 경우도 있을 수 있는데, 회사의 사업자등록번호를 기재한 현금영수증(지출증빙)을 발급받아도 적격증빙으로 인정이 된다. 현금으로 결제하는 시점에 회사의 사업자등록번호를 기억하지 못한다면 현금영수증(자진발급)으로 증빙을 발급받아 나중에 국세청 현금영수증 사이트에서 현금영수증(지출증빙)으로 전환할 수 있다.

 현금영수증의 종류는 개인정보(주민등록번호 등)를 기재한 현금영수증(소득공제), 사업자등록번호를 기재한 현금영수증(지출증빙), 그리고 국세청 번호를 부여한 현금영수증(자진발급)으로 나누어 진다. 소득공제용으로 현금영수증을 발급받았다면 개인의 사적비용으로 스스로 인정한 꼴이라 원칙적으로 회사 경비로 처리할 수 없다.

 

(간이)영수증

 앞에 언급한 적격증빙(세금계산서 or 계산서, 카드전표, 현금영수증(지출증빙))을 제외한 증빙은 명칭 여하를 불문하고 “영수증”이라고 한다. 영수증은 국세청에서 수집하는 정보가 아니므로 거래금액이 3만원을 초과하는 거래에 대해서는 가산세 규정을 두어 국세청에서는 통제하고 있다. 물론 거래의 실제성 및 회사 경비의 적정성 또한 회사가 입증할 책임이 있다. 따라서 회사 경비를 처리하고자 하는 증빙이 적격증빙이 아니라면 회계부서와 사전에 협의하는 것이 회사경비 처리에 도움이 된다.

 

 사례; 정육식당에서의 회식과 증빙

 정육식당에서 회식을 했다고 가정해 보자. 거래된 대상은 음식이라는 용역이므로, 조리된 음식은 부가가치세가 과세되어 세금계산서를 수령하는 것이 기본이다. 그러나 정육식당 종업원에게 사업자등록증을 제시하며 세금계산서를 발급해 달라고 하면 진상고객이라는 말을 듣기 십상이다.

 이때는 결제를 카드로 하면 카드전표를, 결제를 현금으로 하면 사업자등록번호를 말하고 현금영수증 지출증빙을 발급받으면 된다. 만약 사업자등록번호가 기억나지 않는다면 현금영수증 자진발급을 요청하고 출력 받아 나중에 회계부서에 증빙을 지출증빙으로 변경해 달라고 하면 된다.

 그러나, 간혹 이렇게 발급받은 카드전표나 현금영수증 지출증빙으로, 회식비용에 대해 부가가치세를 공제 받지 못하는 경우가 있다. 축산물을 단순 판매하는 사업은 부가가치세가 면제되는 사업으로, 정육식당에서는 축산물 판매의 면세사업자와 가공음식 제공의 일반과세자... 두 개의 사업자등록을 내는 경우가 종종 있고, 그 중 면세사업자 등록번호가 인식된 카드결제 단말기를 이용하여 해당 회식비를 결제하면 면세 증빙이 발급되어 부가가치세를 공제 받지 못하게 되는 것이다.

 이런 일을 방지하기 위해서는 증빙을 수취했을 때 증빙에 표시된 사업자등록번호를 확인하는 습관이 도움이 된다. 사업자등록번호의 중간번호가 “90~99”이면 면세사업자이므로, 거래한 재화와 용역이 부가가치세가 과세되는 것이라면 비교하여 그 자리에서 거래상대방(정육식당)에게 확인을 요청해야 한다.

 그러면 고기값은 면세 사업자등록번호가 인식된 카드결제 단말기에서, 상차림값은 과세 사업자등록번호가 인식된 카드결제 단말기에서 각각 결제하는 것으로 변경될 것이다.